Como controlar o estoque de uma pequena empresa em 6 passos

Estoque é dinheiro parado na prateleira. Produto que falta perde venda; produto que sobra prende o caixa e, se tem validade, vira prejuízo. Controlar o estoque é saber o que tem, quanto vale e quando comprar de novo.

Passo 1: cadastre cada produto de um jeito só

Cada produto com um nome e um código. "Coca 2L", "Coca-Cola 2 litros" e "Refri coca 2l" viram três produtos diferentes e o controle não fecha. Defina a unidade (unidade, caixa, quilo) e o preço de custo.

Passo 2: registre toda entrada

Toda compra entra no estoque no dia em que chega, com quantidade e custo. Se o produto tem validade, anote o lote e a data. A nota do fornecedor é a melhor fonte.

Passo 3: registre toda saída

Venda, troca, perda, consumo interno e produto vencido: tudo é saída. Perda que não é anotada faz o estoque do papel ser maior que o da prateleira.

Passo 4: defina o estoque mínimo

Estoque mínimo é a quantidade que dá para vender enquanto o pedido de reposição não chega.

Estoque mínimo = venda média por dia × dias que o fornecedor leva para entregar

Exemplo: você vende 8 unidades por dia e o fornecedor entrega em 5 dias. O mínimo é 8 × 5 = 40 unidades. Chegou em 40, é hora de comprar.

Passo 5: venda primeiro o que entrou primeiro

Para produto com validade, o lote mais antigo sai antes. Na prateleira, o mais novo vai para o fundo. É assim que o produto não vence parado.

Passo 6: faça inventário

Conte o estoque de verdade e compare com o controle. Os produtos que mais vendem, conte toda semana; o resto, uma vez por mês. Diferença grande mostra onde está a perda.

Erros mais comuns

• Dar baixa só no fim do mês
• Não anotar perdas e produtos vencidos
• Comprar pelo "acho que está acabando"
• Não saber quanto dinheiro está parado no estoque

Planilha ou sistema?

Para começar, a planilha serve: baixe a planilha de controle de estoque grátis. Quando são muitos produtos, lotes com validade ou mais de uma pessoa vendendo, ela começa a falhar.

No Gestor+, o estoque é controlado por lote e validade, a saída usa o lote mais antigo primeiro e o sistema avisa antes de um produto ficar abaixo do mínimo ou vencer. Já no plano Básico.

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